La información como activo de valor

Miguel Ángel Rodríguez Martínez

Para entender el por qué la información debe conceptualizarse como un activo de valor, recordemos tres conceptos básicos: información, documento y gestión documental.

Entendamos la información como el conjunto de símbolos, códigos o datos que, ordenados y organizados, aportan un significado o sentido a la realidad. La información se caracteriza porque genera un lenguaje de comunicación, se percibe y procesa, también concibe un significado, juicios de valor y comportamientos. Por último, para transmitir un mensaje y crear conocimiento la información, adquiere forma de documento.

Por su parte, un documento es un escrito que contiene información de hechos, situaciones o circunstancias. Contiene datos de diferentes temas, representa un medio de comunicación, sirve de testimonio para el ejercicio de las funciones administrativas y para el proceso de la toma de decisiones, contribuye con el conocimiento, mejora los procesos y el logro de los objetivos institucionales.

A un documento se le debe asignar un valor, de acuerdo con la importancia que tiene para su propietario, sea persona física, empresa, institución u organización. Este valor es el que motiva el proceso de gestión documental.

Por último, el proceso de gestión documental está orientado a facilitar la administración, control y seguridad de los documentos. Requiere de una planificación basada en objetivos, de la aplicación de las normas archivísticas vigentes, de los estándares técnicos y procedimientos operativos que rigen está materia. Demanda del uso de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos.

Un aspecto importante que se debe tomar en cuenta es que la gestión documental se aplica tanto a documentos que tienen formato físico, electrónico y digital.

Como se puede apreciar la información reviste ciertas características que al valorarse permiten determinar que se trata de un activo estratégico, por lo que desde el momento en el que se transforma en documento debe quedar claro el significado que tendrá, la importancia que representará y el valor que le dará su propietario. Esto dependerá principalmente de la naturaleza de su contenido:

* Algunos documentos son de interés general y se consideran parte del proceso de transparencia, por lo tendrán un carácter público.

* Otros documentos contienen datos relevantes, importantes o sensibles, por lo que deben tener un trato adecuado y se le debe otorgar un carácter confidencial. Esta clasificación se debe a que, en caso de publicarse por descuido o error, pueden comprometer el funcionamiento de la empresa, institución u organización o la integridad física, moral y psicológica de las personas.

* Por último, hay otros documentos que además de su carácter confidencial, deben reservarse por lapsos de tiempo determinado, en cumplimiento a las normas legislativas vigentes y aplicables a cada tipo de propietario de la información.

Ahora centrémonos en la seguridad de la información o de los documentos: 1) etapas del proceso de la documentación, 2) áreas administrativas que procesan la información y que manejan, controlan y conservan la información convertida en documentos, 3) infraestructura de las tecnologías de la información que permiten la transmisión, procesamiento y almacenamiento digitalizado de la información.

Un componente que reviste importancia fundamental en el procesamiento, clasificación, control y seguridad de la información y de los documentos, es el factor humano. Aquí es en donde empresa, institución pública u organización social debe focalizar sus esfuerzos de gestión, control y protección. Debe aplicar procesos de reclutamiento y selección eficientes y apegados a criterios de seguridad, programas de seguimiento del desempeño profesional y del comportamiento humano, pero sobre todo, debe promover una cultura axiológica, de prevención de riesgos y de clima laboral positivo.

Si las personas físicas, empresas instituciones públicas u organizaciones sociales, otorgan el valor adecuado a la información que procesada se convierte en un documento físico, electrónico o digital; si clasifican los documentos de manera adecuada y si les dan la atención adecuada a los procesos de gestión del capital humano, será evidente que se reducirán de manera considerable los factores de riesgo y se incrementarán los niveles de protección. Esto, además les garantizará confianza, estabilidad, funcionamiento eficiente, productividad y el logro de los objetivos institucionales.

Hagamos de la seguridad, una disciplina, una norma de conducta y un principio de observancia.

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